Dịch từ bài viết "How to be more productive by working less" của Mark Manson.
Tôi tốn mất 18 tháng để viết cuốn “Nghệ thuật tinh tế của việc đếch quan tâm”. Trong suốt thời gian đó, tôi đã viết cho cuốn sách tội phạm học này được đâu đó khoảng 150,000 từ (khoảng 600 trang sách tội phạm học). Và phần lớn trong con số 150,000 đó được viết ra trong 3 tháng cuối cùng. Thậm chí, tôi có thể tự tin khẳng định là phần việc mình đã làm trong 3 tháng cuối cùng đó còn nhiều hơn cả 12 tháng đầu cộng lại.
Vì sao thế nhỉ? Có phải vì tôi sắp trễ hạn và phải làm việc như điên không? Hay là tôi đã nốc Adderall (một loại thuốc giúp tăng độ tỉnh táo) và làm việc 36 giờ liền hay gì đó không?
Hoàn toàn không, thật ra, trong 3 tháng cuối cùng, tôi đã làm việc ít hơn mỗi ngày so với 12 tháng đầu tiên, nhưng tôi vẫn hoàn thành được khối lượng công việc lớn hơn rất nhiều.
Trong bài viết này, tôi sẽ làm rõ một luận điểm vô cùng đơn giản (nhờ sự giúp đỡ mấy tấm hình sơ sài tôi vẽ bằng MS Paint): rằng khi nói về năng suất công việc, mọi thứ không hề như bạn tưởng đâu.
Mọi cuốn sách về năng suất trên hành tinh này, từ David Allen cho đến Benjamin Franklin, đều khuyên bạn những thứ gần như tựa tựa nhau: thức dậy vào sáng sớm và ăn uống đầy đủ, chia công việc của mình ra thành những phần nhỏ dễ nuốt và sắp xếp chúng lại theo mức độ quan trọng cũng như cấp thiết, đặt ra những danh sách và lịch trình khắt khe, sắp xếp các cuộc họp từ tầm 15 tuần trước và luôn đúng giờ trong mọi việc.
“Định mệnh chứ!”. Tôi ghét buổi sáng. Bạn có biết “lịch trình buổi sáng” của tôi là gì không? Ngủ nướng và lướt Facebook. Và nếu may mắn, mấy thứ rác rưởi trên newsfeed của tôi có thể khiến tôi đủ bực mình để bắt đầu cào phím mà thậm chí chẳng hề nhận ra điều đó cơ (dẫu sao thì làm gì có việc nào quan trọng hơn việc chứng tỏ ai đó sai trên internet đâu chứ?)
Sự thật là, vài chỗ mà tôi viết tốt nhất đến từ khoảng thời gian lúc 3 giờ sáng, khi tôi mở hết công suất nhạc của bài nhạc rock “Everytime I Die” thẳng vào màng nhĩ. Đôi khi, tôi nghỉ hẳn một ngày thứ 5 bởi vì tôi… thích thế. Tôi ghét lịch trình, và ngay cả khi đã vận hành việc kinh doanh online của mình trong gần 10 năm, tôi vẫn chưa có bất cứ lịch trình nào.
Việc đó có thể có tác dụng với tôi, nhưng nhiều khả năng sẽ không hề là một ý tưởng hay ho gì với bạn. Vậy vì sao tôi lại bàn về mấy cái chuyện này làm gì?
Tôi tin rằng năng suất công việc là một khía cạnh cực kỳ mang tính cá nhân. Chúng ta có những bộ não khác nhau, và do đó, có những sở thích, góc nhìn, hay môi trường khác nhau để đạt năng suất tối đa. Thật vậy, những lần hiếm hoi tôi thử bước chân vào những lời khuyên năng suất, thay vì lăn lộn cùng chiếc điện thoại, tôi đã tập trung vào việc cố gắng tìm hiểu tâm lý của những người đi theo phương hướng này.
Ví dụ, sự trì hoãn thường gắn liền với sự lo âu – thế nên việc thấu hiểu tâm lý và nỗi sợ của bản thân là rất quan trọng. Mọi hành động đều cần có một bước đà, vì vậy việc phát triển những thói quen cá nhân để làm việc hiệu quả có vẻ như quan trọng hơn nhiều so với việc nên chọn thực phẩm bổ sung thế nào, hay chọn tấm thảm yoga như thế nào để ngồi lên.
Bên cạnh việc cho tôi những sợi tóc bạc đầu tiên và buộc tôi phải thức đêm nhiều hơn, cuốn “Nghệ thuật tinh tế của việc đếch quan tâm” đã dạy tôi rất nhiều về bản chất của công việc. Và phần lớn trong số đó đến từ việc góc nhìn của tôi dần thay đổi trong khi hoàn thiện cuốn sách. Nó nhiều đến nỗi mà tôi muốn dành thời gian ra để viết một bài về bản chất của công việc luôn ấy.
Điều này có thể khiến bạn bất ngờ, nhưng không phải tất cả công việc đều có giá trị ngang nhau.
Những mẹo tăng năng suất dành cho, ừm, vẽ tranh phong cảnh bằng màu nước, có lẽ sẽ chẳng có tí tác dụng nào để giúp bạn báo cáo thuế đúng thời hạn. Hay những lời khuyên sẽ giúp bạn chấn chỉnh lại đội ngũ mà bạn đang quản lý và xử lý các nút nghẽn cổ chai sẽ không giúp bạn dọn nhà nhanh hơn.
Vì vậy, nếu bạn có khát khao vẽ tranh phong cảnh, hoặc hoàn thành bản báo cáo thuế trong cuối tuần này, thì nghe đây.
LÀM VIỆC NHƯ MỘT HÀM TUYẾN TÍNH
Đa số chúng ta, trong phần lớn cuộc đời, đều xem công việc như một hàm tuyến tính. “Tuyến tính” ở đây có nghĩa là lượng công việc bạn hoàn thành sẽ tỉ lệ thuận với số thời gian mà bạn đã bỏ ra cho nó.
Vậy có nghĩa là làm việc hai giờ thì sẽ thu được kết quả gấp đôi so với làm 1 giờ. Làm 8 giờ thì hiệu quả sẽ gấp 4 so với 2 giờ.
Chúng ta đều ra đời và nghĩ rằng đây là cách mọi thứ vận hành (đa phần là vậy). Lý do chính là việc học trong trường học thường vận hành một cách khá tuyến tính. Bạn được đưa cho một đống thứ để ghi nhớ, và nếu bạn bỏ ra 2 giờ để ghi nhớ, bạn sẽ nhớ nhiều gấp đôi so với chỉ bỏ ra 1 giờ.
Và rồi chúng ta lớn lên, thôi ngoáy mũi khi ở nơi công cộng, nhưng vẫn nghĩ rằng phần còn lại của cuộc đời sẽ vận hành giống hệt như vậy.
Nhưng không.
Sự thật là đa số những phần công việc khó khăn, hay với cường độ cao nhất, không thể được hoàn thành theo cách này. Và điều đó khiến chúng ta cảm thấy bất mãn. Và rồi chúng ta bỏ cả đống thời gian ra để phàn nàn với phụ huynh và đổ lỗi cho những vị sếp không trân trọng “tài năng” của mình hay gì đó.
Thứ công việc duy nhất thực sự tuyến tính là những công việc ở mức cơ bản, lặp lại. Như việc khuân vác, hay đóng hộp, hay nhập liệu trên một bảng tính khổng lồ mà ai cũng ghét, hoặc cũng có thể là vận hành máy chiên gà tại McDonald.
4 tiếng gấp đôi 2 tiếng, và 2 tiếng gấp đôi 1 tiếng, cứ thế mà tính.
Buồn thay, việc “làm như một hàm tuyến tính” chính là nơi bắt đầu của giáo phái “Này, cậu phải sống gấp lên” trong giới khởi nghiệp. Bởi trong đầu họ, 16 tiếng làm việc thì gấp đôi tám tiếng, dẫn đến kết luận rằng tất cả chúng ta đều lười nhác, và bạn nên đi lấy cà phê vào lúc 4 giờ sáng rồi chăm chăm vào màn hình máy tính cho đến khi nổ mắt thì thôi. Gấp, gấp, gấp.
Nhưng bạn sẽ thấy, dù sống gấp gáp có trông hào nhoáng và tốt đẹp đến đâu, thì thường nó chỉ hại nhiều hơn lợi. Bởi vì đa phần những loại công việc (nhất là những công việc có thể giúp bạn kiếm tiền ở hiện tại) không sản sinh ra năng suất tuyến tính, mà năng suất sẽ là giảm dần.
CÔNG VIỆC CHO HIỆU QUẢ GIẢM DẦN (HOẶC THẬM CHÍ, HIỆU QUẢ ÂM)
Hãy tưởng tượng bạn đi ra ngoài và tản bộ trong 10 phút. Quả là một việc lành mạnh đúng không?
Giờ thì hãy tưởng tượng bạn đi ra ngoài và chạy bộ trong 20 phút. Việc đấy cũng tốt cho sức khỏe, nhưng nó đâu phải là tốt cho sức khỏe gấp đôi so với 10 phút.
Sẽ ra sao nếu bạn chạy liên tục trong 1 giờ? Bạn rõ ràng là đang gắng sức, nhưng nhiều khả năng là đa phần lợi ích từ việc chạy bộ vẫn chỉ đến từ 10 phút đầu tiên của bài tập.
Việc tập luyện thường có hiệu quả giảm dần bởi một lý do đơn giản là cơ bắp của bạn sẽ bắt đầu mệt dần. Và một khi cơ bắp mệt mỏi, khả năng kích thích sự phát triển của nó bắt đầu giảm cho đến khi về gần bằng không. Việc bỏ ra 2 tiếng trong phòng tập sẽ mang lại rất ít, thậm chí là không chút lợi ích nào so với chỉ 1 tiếng. Việc tập trong 1 giờ cũng chỉ mang lại lợi ích nhiều hơn một chút so với 45 phút.
Đa phần các công việc đều vận hành theo cách này. Vì sao ư? Bởi như cơ bắp, đầu óc của bạn cũng sẽ mệt mỏi dần. Và nếu bạn chỉ thách thức não bộ của mình bằng việc giải quyết vấn đề, hay đưa ra những quyết định quan trọng, bạn đang giới hạn những công việc mà bạn có thể hoàn thành một cách hiệu quả trong ngày.
Vợ tôi từng làm trong ngành quảng cáo, và như nhiều ngành công nghiệp khác, nó cũng có một xu hướng làm việc nhiều đến điên rồ, đặc biệt là khi những buổi thuyết trình lớn hoặc đề xuất chiến lược gần đến. Mọi người sẽ thức khuya, làm việc đến 9 hay 10 giờ đêm. Đôi khi họ còn làm luôn cả ngày thứ bảy.
Nhưng cô ấy nhận ra rằng đa phần trong số thời gian làm thêm ấy là vô ích. 4 giờ cuối cùng trong ngày làm việc, như từ 6h đến 10h, thường chỉ có hiệu quả bằng với hai giờ đầu tiên trong ngày. Mọi người thường làm việc cật lực chỉ để kiếm được những hiệu quả nhỏ nhoi.
Trong trường hợp tệ nhất, người ta bắt đầu sản sinh ra những thành quả hoặc quyết định tệ hại bởi vì đầu óc đã quá đỗi mỏi mệt. Và khi tạo ra những kết quả hay quyết định tệ hại, bạn đang vô tình tạo ra nhiều công việc hơn cho bản thân về sau. Vì thế, từ hiệu quả giảm dần, giờ đây thậm chí bạn làm việc với một mức hiệu quả âm.
Bạn thực sự ngốc, xem bạn đã làm gì kìa.
Điều này cũng xảy ra với tôi khi bắt đầu viết cuốn sách “Nghệ thuật tinh tế”. Tôi đi chơi với một vài tác giả khác và cả bọn rủ nhau cố viết nhiều nhất khả năng trong một buổi chiều. Đó quả là một cuộc thi gây ức chế khi bọn tôi cứ phải ganh đua về số từ mà mình viết được trong khi đi nhậu vào buổi chiều ngày hôm đó.
Có những ngày tôi viết được cả 8000 từ, trong vòng 6 giờ làm việc.
“Trời ạ!” tôi nghĩ, “Mình vừa viết 32 trang chỉ trong 1 ngày!” Vậy thì mình chỉ cần tầm 10 ngày để viết toàn bộ cuốn sách với năng suất ấy.
Nhưng có một vấn đề. Những thứ tôi viết ra toàn là rác rưởi.
Ý tôi là toàn bộ chúng. Vài tuần sau, khi tôi xem lại chương đó, trong 8000 chữ mà mình đã viết ra, chỉ có toàn 500 chữ là có thể sử dụng được.
Vấn đề ở đây là tôi mất tận bốn ngày để sắp xếp lại đống rác đó, viết lại một vài phần có thể cứu vớt được, và đưa ra quyết định xóa bỏ những phần đơn giản là rác rưởi.
Đột nhiên, công trình 8000 chữ của tôi lại tạo ra cả tấn việc để tôi phải làm, thà là tôi nghỉ luôn không viết ngày hôm đó.
Đây thực sự là bước ngoặt trong nhận thức của tôi. Đối với các công việc sáng tạo, không chỉ thành quả của bạn sẽ bị giảm dần, mà đến một mức nào đó, bạn sẽ bắt đầu tạo ra hiệu quả âm. Bởi việc viết tệ là rất… tệ - nó tạo ra nhiều việc hơn cho bản thân bạn, bởi bạn sẽ cần nhiều thời gian hơn để xem lại và chỉnh sửa.
Tôi đã bỏ gần cả năm trời viết sách với tư duy rằng “nhiều hơn = tốt hơn.” Hóa ra, nhìn lại, thì tôi đã bỏ gần nửa thời gian làm việc của mình để sửa chữa đống lộn xộn mà mình đã tạo ra hồi đầu.
Cuối cùng, sau nhiều tháng cay cú, tôi cũng đã bắt đầu nhận ra rằng mọi thứ tôi viết trong 1 - 2 tiếng đầu tiên luôn là tốt nhất. Nó rất ít khi cần phải xem lại và thường luôn phù hợp với thông điệp mà tôi muốn truyền tải ở cuối cuốn sách.
Những thứ được viết ở giờ thứ 3 - 4 có lúc tốt, có lúc không. Trong một ngày đẹp trời, tôi sẽ viết ra những nội dung ổn (dù chúng vẫn không bao giờ tốt bằng 2 giờ đầu tiên). Nhưng nếu hôm đấy xấu trời, đa phần những gì tôi viết là vô dụng và tôi chỉ đang tạo ra thêm việc cho bản thân.
Còn lại, hầu như mọi thứ sau 4 giờ đó đều là rác rưởi. Bất kỳ nỗ lực viết tiếp nào của tôi sau đó đều mang lại hiệu quả âm và tôi nên bỏ đi chơi game hay làm gì đó còn tốt hơn.
Nhưng chỉ sau khi bắt đầu viết được hơn một năm, tôi mới có can đảm để cố gắng giới hạn số giờ viết của mình chỉ còn 2 giờ mỗi ngày. Tôi vẫn bị kẹt lại với tư duy tuyến tính, và tôi đã quá đâm sâu vào đống hỗn độn của bản thảo đầu tiên (tầm 125,000 từ, đa phần là rác rưởi), và tôi e là hơn 50% khối lượng “công việc” mà tôi đã làm trong năm trước không chỉ là hoàn toàn vô dụng, mà còn khiến hiệu năng làm việc của tôi giảm rõ.
Nhưng tôi đã thử việc đó. Và trời ạ, cuốn sách cứ đơn giản là tuôn ra từ bàn tay tôi như một phép thuật nào đó. Tôi đã hoàn thiện bản thảo thứ hai của cuốn sách trong chỉ hai tháng sau đó.
Tôi cho rằng đa số những công việc sáng tạo đều hoạt động theo một biểu đồ hướng về hiệu quả âm. Tôi nhận ra điều này trong quá khứ khi tôi còn theo nghiệp thiết kế, rằng đôi lúc tôi quá chăm chút vào một bức ảnh đến mức tôi không còn có thể nhận ra rằng nó trông có ổn nữa hay không. Và rồi, tôi bỏ gần nửa buổi đêm cố khiến nó trông ổn hơn, nhưng cuối cùng, khi thức dậy vào buổi sáng tôi nhận ra rằng ý tưởng đó tồi ngay từ ban đầu và lẽ ra tôi nên bắt đầu lại từ sớm.
Những công việc cần giao tiếp xã hội hoặc tập thể nhóm cũng có thể tạo ra hiệu quả âm. Nếu bạn lúc nào cũng phải làm việc, có những khi mức năng lượng hoặc cảm xúc của bạn tệ đi, và bạn sẽ vô tình xua đuổi khách hàng, gây ảnh hưởng lên lợi nhuận về sau. Quản lý sít sao nhân viên của bạn cũng sẽ không làm năng suất của họ tăng lên, mà ngược lại họ sẽ trở nên thù ghét bạn và có ít động lực hơn để tiếp tục làm việc cho bạn trong tương lai.
ĐÒN BẨY LÊN, VÀ ĐÒN BẨY XUỐNG
Xin nhắc lại lần nữa, không phải việc nào cũng giống nhau.
Mọi công việc, kinh doanh hay dự án đều có một thứ mà tôi gọi là đòn bẩy, thứ ngay lập tức khiến mọi việc bạn làm trở nên hiệu quả hơn.
Nếu bạn là một quản lý, đó có thể là một nghi thức giúp tăng cao tinh thần của nhân viên. Nếu là một lập trình viên, đó có thể là việc thông hiểu một loại cơ sở dữ liệu mới. Còn nếu bạn là một người bán hàng, đó có thể là việc vận lên một bộ đồ đẹp và học cách hiểu được khách hàng của mình ở mặt cảm xúc.
Còn về các nội dung trên mạng, xây dựng thương hiệu là đòn bẩy - đó là thứ mà khi bạn càng làm việc và hoàn thiện nó nhiều hơn, hiệu ứng nó tạo ra trên mọi thứ khác sẽ càng nhiều hơn - bạn bán hàng dễ hơn, traffic tốt hơn, mọi người sẽ nhắc về bạn và lan truyền nội dung của bạn đi hiệu quả hơn.
Vì vậy, hoàn thành một phần trong công việc sẽ khiến những phần khác tỏ ra dễ hơn hẳn...
…hoặc khó hơn hẳn.
Công việc “thực sự” duy nhất mà tôi làm là ở một ngân hàng trong vòng khoảng 6 tuần. Ngân hàng này có một quy trình rất cụ thể cho từng loại dữ liệu cụ thể, trong đó bao gồm một phần mềm máy tính cỡ tuổi mẹ tôi và một cách nhập liệu vô cùng lỗi thời. Việc này khiến quy trình trở nên chậm chạp một cách khủng khiếp.
Nhìn chung, ngân hàng đã tạo ra thứ mà tôi gọi là một đòn bẩy xuống - những việc khiến các việc khác chậm chạp và khó khăn hơn.
Nhưng ngay khi tôi chỉ ra cho sếp mình rằng tất cả những công việc trên có thể được xử lý chỉ bằng một đoạn mã đơn giản được tích hợp trong bảng tính, tôi bị kêu ngồi xuống, im mồm, và nhập những dữ liệu mà tôi đã được giao.
Chỉ một vài tuần sau đó, tôi bỏ việc.
HÃY ĐỂ CÁI LƯỜI LÀM ĐÒN BẨY
Giờ hãy giả vờ như bạn thích đồ ăn Ấn Độ. Bạn thích nó hơn vợ/chồng mình và lũ nhóc. Bạn thích nó đến nỗi bạn có thể tắm trong món chutney xoài nếu như bạn đủ tiền mua chỗ đồ ăn đó.
Giờ, giả sử bạn đi ra ngoài và đến nhà hàng Ấn yêu thích của mình. Bạn ăn một lần hết tầm bốn năm ngàn calo gì đó.
Giờ hãy, tưởng tượng bạn bước ra khỏi nhà hàng, và một ai đó mời bạn thêm chutney xoài. Bạn cảm thấy thế nào?
Chúng ta chắc đều đã ở trong một trạng thái ăn quá nhiều đến nỗi việc chỉ nghĩ về thức ăn thôi cũng khiến chúng ta buồn nôn và suy ngẫm về sự tồn tại của bản thân, đúng không?
Nhưng rồi, một tuần sau, đồ Ấn lại nghe có vẻ không tệ đến thế. Và vài tuần sau nữa, bạn sẽ lại sẵn sàng ra quán và làm một bữa no nê như lần trước.
Năng suất công việc cũng vậy thôi.
Bạn thấy đấy, việc giải quyết vấn đề cũng giống như thức ăn trong tâm trí bạn. Nó khiến bạn vui. Nó khiến bạn cảm thấy mình quan trọng, xứng đáng và tài giỏi - và tất cả những thứ đó đều liên quan đến niềm vui.
Nhưng điều kỳ diệu là thời gian nghỉ ngơi - thời gian mà bộ não của bạn không phải hướng về công việc hay giải quyết vấn đề, sẽ làm não bộ của bạn có hiệu năng cao hơn khi quay trở lại làm việc.
Tôi biết - nghe có vẻ điên rồ, nhưng những ngày cuối tuần và các kỳ nghỉ không tự nhiên mà xuất hiện đâu.
Khi bắt đầu công việc kinh doanh năm 2008, tôi thực sự là một người cuồng việc. Tôi bỏ đến 14 - 15 giờ đồng hồ mỗi ngày để làm việc và hiếm khi nào nghỉ làm. Và dù di chuyển khá nhiều, tôi ít khi nào thực sự "du lịch". Nó như kiểu, "này, trông bãi biển đẹp đẽ kia đi, đó quả là một nơi hoàn hảo để mình kiểm tra email trong hai tiếng tiếp theo.
Chỉ khi tôi gặp vợ (cô ấy sẵn là một người với giờ giấc ổn định), cô ấy mới bảo tôi, "Này, bỏ laptop sang bên và dành thời gian với em trên bãi biển đi chứ".
Tôi, dĩ nhiên, thật sự kinh hoàng. Điều đó chẳng khác gì bảo ai đó ra khỏi nhà trong khi để lại cánh tay ấy.
"Nhưng mấy cái email của anh thì sao?" Tôi lúng túng.
Đêm đầu tiên đó, tôi ngủ một mình, run sợ. Tôi mơ thấy trang web của mình bị hack và danh tính của bản thân bị đánh cắp mà không thể làm gì. Tôi tưởng tượng server mạng của mình bị cháy rụi trong khi tài khoản ngân hàng hết sạch.
Dĩ nhiên là chẳng có gì xảy ra cả. Thật ra, điều đã xảy ra hoàn toàn trái ngược. Ngồi trên bãi biển đó trong năm ngày, hoàn toàn không có điện thoại, máy tính hay thiết bị điện tử - chỉ có tôi, người phụ nữ tuyệt vời của tôi, và suy nghĩ của bản thân, tôi bắt đầu nhìn nhận công việc của bản thân rõ ràng hơn bao giờ hết. Như thể tôi đã bỏ ra 5 năm trời tất bật với công việc của mình, rà soát và ôm đồm mọi thứ, và rồi tôi bỗng được nhảy lên một chiếc khinh khí cầu vút bay thật cao, giúp tôi nhìn rõ tất cả mọi khía cạnh của công việc hơn bao giờ hết.
Và trên bãi biển đó, tôi đã nghĩ ra hai ý tưởng thay đổi cuộc đời mình.
Thứ nhất là thay đổi trang web của mình thành markmanson.net (XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU!!! ĐÒN BẨY!!!). Trong sáu tháng, lưu lượng tăng gấp 5 lần và doanh thu tăng gấp 3. Trang web nhanh chóng được quan tâm bởi hàng triệu người, chia sẻ khắp hơn 100 quốc gia, và cho phép tôi phát hành một vài trong số những ấn phẩm uy tín nhất thế giới. Và tất cả những thứ này đều được tôi hoàn thành với ít giờ làm hơn so với trước đây...
Dù tôi đã bỏ ra hàng năm trời để phát triển trang web của mình thông qua chất lượng và cam kết, nhưng chỉ khi tôi bỏ đi những thứ không hoạt động, công việc kinh doanh của tôi mới thực sự phát triển mà thậm chí không cần sự có mặt của tôi quá nửa thời gian.
À, ý tưởng thứ hai tôi có được ở bãi biển chính là cuốn sách.
AN ANH VŨ/ DESIGN: HOÀNG ANH
Theo kenh14.vn
Theo tamlyhoctoipham.com